Cloudkraai BV
Stokerijstraat 100, 2110 Wijnegem
BTW BE 1037.944.144
info@cloudkraai.com | www.cloudkraai.com
Privacybeleid Cloudkraai
Versie 1.0 - 1 augustus 2026
Kraaien staan erom bekend dat ze glimmende dingen verzamelen. Wij niet. Wij verzamelen alleen wat we nodig hebben om ons werk te doen, we vertellen je eerlijk wat dat is, en we bewaren het niet langer dan nodig.
Dit document legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Geen kleine lettertjes, of juridische mist. Als er toch iets niet duidelijk is: mail ons, we leggen het uit.
Jouw gegevens zijn zo veilig als een eitje in hun nest 😊.
1. Wie zijn wij?
Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:
Cloudkraai BV
Maatschappelijke zetel: Stokerijstraat 100, 2110 Wijnegem
Ondernemingsnummer: BE 1037.944.144
E-mail: info@cloudkraai.com
Website: www.cloudkraai.com
Voor alles wat met privacy te maken heeft, mag je ons rechtstreeks mailen op info@cloudkraai.com. Er zit een mens aan de andere kant.
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld - dat is voor een organisatie van onze omvang en aard niet wettelijk verplicht.
2. Wanneer geldt dit beleid?
Dit privacybeleid geldt voor iedereen van wie wij gegevens verwerken als verantwoordelijke:
- bezoekers van onze website
- mensen die contact met ons opnemen of een offerte aanvragen
- contactpersonen bij onze klanten en prospecten
- contactpersonen bij onze leveranciers en partners
- deelnemers aan onze demo's, webinars en evenementen
- kandidaten die bij ons solliciteren
- abonnees van onze nieuwsbrief
3. Twee petten: verantwoordelijke en verwerker
Dit is belangrijk genoeg om apart te zetten, want het bepaalt bij wie je moet aankloppen.
Als verantwoordelijke bepalen wij zelf waarom en hoe gegevens verwerkt worden. Dat is alles wat in dit beleid staat: onze eigen website, onze klantenadministratie, onze prospectie, onze sollicitaties.
Als verwerker werken wij met gegevens die van onze klant zijn. Wanneer we een Odoo-omgeving bouwen, migreren of onderhouden, komen we in aanraking met de gegevens die onze klant daarin bewaart - zijn klanten, zijn medewerkers, zijn leveranciers. Wij bepalen daar niets over. We doen enkel wat de klant ons opdraagt, binnen de verwerkersovereenkomst die we met hem sluiten.
Zitten jouw gegevens in het systeem van een van onze klanten en wil je je rechten uitoefenen? Richt je dan tot dat bedrijf, niet tot ons. Kom je toch bij ons terecht, dan verwijzen we je door.
4. Wat we verwerken, en waarom
Hieronder per activiteit: welke gegevens, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang, en met wie we ze delen.
4.1 Je bezoek aan onze website
| Welke gegevens | IP-adres, browsertype en -taal, apparaattype, bezochte pagina's, tijdstip en duur van je bezoek, verwijzende website |
| Waarom | De website laten werken en beveiligen; meten hoe hij gebruikt wordt zodat we hem kunnen verbeteren; waar van toepassing, advertenties afstemmen |
| Rechtsgrond | Noodzakelijke cookies: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website. Analytische, functionele en marketingcookies: jouw toestemming |
| Hoe lang | Zie ons cookiebeleid. Analytische gegevens bewaren we maximaal 13 maanden |
| Met wie | Onze hostingpartner en Google, dat onze bezoekersstatistieken verwerkt via Google Analytics |
| Buiten de EER? | Ja, naar de Verenigde Staten. Zie hoofdstuk 6 |
Je toestemming voor niet-noodzakelijke cookies vragen we via de cookiebanner. Je kunt ze op elk moment intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen.
4.2 Contactformulier, offerteaanvraag en demo
| Welke gegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, en wat je zelf in je bericht schrijft |
| Waarom | Je vraag beantwoorden, een offerte opmaken, een demo inplannen |
| Rechtsgrond | Uitvoering van een overeenkomst of stappen op jouw verzoek vóór het sluiten ervan (art. 6.1.b AVG) |
| Hoe lang | Leidt het tot een samenwerking, dan gaat het mee in je klantendossier. Zo niet: 1 jaar na ons laatste contact |
| Met wie | Onze hostingpartner, Google Workspace als e-mailomgeving, en ons CRM |
| Buiten de EER? | Ja, naar de Verenigde Staten via onze e-mailomgeving. Zie hoofdstuk 6 |
4.3 Klantenbeheer en uitvoering van onze diensten
| Welke gegevens | Identificatie- en contactgegevens van de contactpersonen bij onze klant, functie, correspondentie, projectdocumentatie, verslagen van intakes en opvolging, gepresteerde uren |
| Waarom | Het project uitvoeren, opvolgen, factureren en het aanspreekpunt blijven na oplevering |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor contactpersonen die zelf geen partij zijn bij de overeenkomst: ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare klantrelatie (art. 6.1.f AVG) |
| Waar we ze vandaan halen | Rechtstreeks van jou, of van je werkgever die jou als contactpersoon heeft aangeduid |
| Hoe lang | 10 jaar na het einde van de overeenkomst, wat overeenkomt met de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen |
| Met wie | Ons CRM, projecttool, hostingpartner, onze technische ontwikkelpartner, onze boekhouder |
| Buiten de EER? | Ja, naar India en de Verenigde Staten. Zie hoofdstuk 6 |
4.4 Support en onderhoud
| Welke gegevens | Contactgegevens van de melder, inhoud van het ticket, logbestanden, schermafbeeldingen en wat er verder nodig is om het probleem op te lossen |
| Waarom | Storingen oplossen, vragen beantwoorden, de kwaliteit van onze dienstverlening bewaken |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Hoe lang | 3 jaar na afsluiting van het ticket |
| Met wie | Onze ticketing- en projecttool, onze technische ontwikkelpartner |
| Buiten de EER? | Ja, naar India en de Verenigde Staten. Zie hoofdstuk 6 |
4.5 Facturatie, boekhouding en administratie
| Welke gegevens | Facturatiegegevens, ondernemingsnummer, betalingsgegevens, openstaande saldi |
| Waarom | Facturen opmaken en innen, onze boekhouding en fiscale verplichtingen nakomen |
| Rechtsgrond | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) en uitvoering van de overeenkomst |
| Hoe lang | 10 jaar, zoals de fiscale en btw-wetgeving voorschrijft |
| Met wie | Onze boekhouder, ons facturatieplatform, onze bank, Google Workspace voor de verzending |
| Buiten de EER? | Ja, naar de Verenigde Staten via onze e-mailomgeving. Zie hoofdstuk 6 |
4.6 Prospectie en relatiebeheer
| Welke gegevens | Naam, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, functie, bedrijf, sector, en de notities die we maken van onze gesprekken |
| Waarom | Nieuwe klanten vinden en contact onderhouden met bedrijven |
| Rechtsgrond | Ons gerechtvaardigd belang bij commerciële ontwikkeling (art. 6.1.f AVG) |
| Hoe lang | 3 jaar na ons laatste betekenisvolle contact |
4.7 Nieuwsbrief en uitnodigingen
| Welke gegevens | Naam, e-mailadres, bedrijf, en of je onze mails opent en aanklikt |
| Waarom | Je op de hoogte houden van wat we doen |
| Rechtsgrond | Jouw toestemming (art. 6.1.a AVG) of ons gerechtvaardigd belang |
| Hoe lang | Tot je je uitschrijft |
4.8 Demo's, webinars en evenementen
| Welke gegevens | Naam, e-mailadres, bedrijf, functie, aanwezigheid |
| Waarom | Je inschrijving afhandelen en het event organiseren |
| Rechtsgrond | Uitvoering van je inschrijving (art. 6.1.b AVG) |
| Hoe lang | 1 jaar na het evenement |
4.9 Leveranciers en partners
| Welke gegevens | Contactgegevens en functie van de contactpersonen, correspondentie, contractuele afspraken |
| Waarom | De samenwerking beheren en opvolgen |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang |
| Hoe lang | 10 jaar na het einde van de samenwerking |
4.10 Sollicitaties
| Welke gegevens | Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, opleiding, werkervaring |
| Waarom | Je kandidatuur beoordelen en het selectieproces voeren |
| Rechtsgrond | Stappen vóór het sluiten van een arbeidsovereenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Hoe lang | 6 maanden na afronding, of 2 jaar voor wervingsreserve |
5. Met wie we je gegevens delen
Wij verkopen je gegevens niet. Punt. We delen ze enkel met partijen die ons helpen ons werk te doen, en enkel wat zij nodig hebben:
- Verwerkers: hosting, e-mail, CRM, projecttool, ticketing, e-mailmarketing, facturatie, boekhouding.
- Onze technische ontwikkelpartner, die het implementatiewerk uitvoert.
- Professionele adviseurs, zoals onze boekhouder, advocaat of verzekeraar.
- Overheden en autoriteiten, wanneer de wet ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Voor het technische implementatie- en ontwikkelwerk werken we samen met een gespecialiseerde ontwikkelpartner in India. Deze doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Google Analytics & Workspace (Verenigde Staten). Deze doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework.
7. Hoe we je gegevens beveiligen
Een nest is maar zoveel waard als de tak waar het op staat. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder tweestapsverificatie, versleuteling en geheimhoudingsafspraken.
8. Moet je ons je gegevens geven?
Meestal niet. Je bent nooit verplicht om ons iets te bezorgen. Er zijn wel gevolgen als je het niet doet, zoals het niet kunnen beantwoorden van je vraag of het niet kunnen uitvoeren van een project.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Er zit altijd een mens tussen.
10. Jouw rechten
Je gegevens blijven van jou. Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Stuur een mail naar info@cloudkraai.com om je rechten uit te oefenen.
11. Niet tevreden? Kraai het uit
Vind je dat we het verkeerd aanpakken, zeg het ons eerst. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
12. Wijzigingen aan dit beleid
Dit beleid kan wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Cloudkraai. Kijkt verder. Denkt slimmer. Pakt aan.